Bei der Verwaltung von Daten ist immer notwendig, eine Strategie zu haben, die das mehrfache Abspeichern der gleichen Informationen und somit Duplikate vermeidet. Beim Importieren neuer Kontakte muss somit immer geprüft werden, ob es bereits einen Kontakt gibt, mit dem der neue Kontakt zusammengeführt werden kann. Der Nachname des Kontaktes ist der Schlüssel, der zwingend übereinstimmen muss. Sind der Vorname und das Geburtsdatum in beiden Datensätzen vorhanden, dann müssen auch sie notwendigerweise übereinstimmen.
Alle anderen Daten (Wohnort, Telefonnummern, Mailadressen) können einem Kontakt mehrfach zugeordnet werden und müssen somit auch nicht zwangsweise übereinstimmen.
Nun kann es vorkommen, dass mehrere Kandidaten für das Zusammenführen in Frage kommen. Das folgende Bild zeigt den importierten Kontakt „Egomar Brandenburger“. Für das Zusammenführen dieses Kontaktes gibt es zwei bereits vorhandene Kandidaten. Der erste, ausgewählte Kontakt stimmt in sieben Datenfeldern überein. Der zweite Kontakt stimmt nur mit dem Nachnamen überein. Bei der Telefonnummer (orange eingefärbt) gibt es einen unterschiedlichen Eintrag.
Wählt man jetzt den zweiten Kandidaten als Zuordnung aus, wird der Eintrag in der Tabelle mit einem orangen Icon markiert.
Auch für „Ilsebill Brandenburger“ gibt es zwei mögliche Zuordnungen.
Wenn man auch hier den zweiten Kandidaten auswählt, verweisen beide importierten Kontakte auf den gleichen Kandidaten aus dem Adressbuch. Beide Icons werden rot markiert und ein Speichern der Kontakte ist nicht möglich. Beim Ausführen des Kommandos Speichern würde eine Fehlermeldung angezeigt werden.
